De Contract Board is verantwoordelijk voor het beheer van contractportfolio’s. Dat doen zij vanuit het perspectief van bedrijfsactiviteiten, waardoor deze altijd aansluiten bij de behoefte van bedrijven. Nieuwe wet- en regelgeving en jurisprudentie vertaalt zij stelselmatig door naar de contractportfolio’s.
Op verzoek van bedrijven maken wij de contractportfolio’s bedrijfsspecifiek. Deze bedrijfsspecifieke contractportfolio’s worden vastgelegd in en beschikbaar gesteld via eigen elektronische bibliotheken.
Door smart contracting toe te passen en met behulp van de bibliotheken kan een bedrijf zijn bedrijfsactiviteiten, in het bijzonder zijn bedrijfsjuridische functie of ook wel legal operations, effectief organiseren.
De Contract Board wordt bemenst door een groep van juristen en advocaten.
Mr. dr. A.W. Duthler, advocaat is vanaf 1 januari 2022 voorzitter van de Contract Board.
Beheren van contractportfolio’s
Contractportfolio’s hebben betrekking op typen bedrijfsactiviteiten (bijvoorbeeld verkopen, personeelsmanagement of inkopen) en typen bedrijven (bijvoorbeeld handelsbedrijven, dienstverleners of overheid).
Professionals van de Contract Board beheren vanuit de wetgeving en de interpretatie van wetgeving de portfolio’s. Hierbij is het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten steeds een centraal thema. Dit geldt ook voor het effectief organiseren van de bedrijfsjuridische functie.
Wijzigingen in wet- en regelgeving kunnen een weerslag hebben op contractportfolio’s, bedrijfsspecifieke bibliotheken én door bedrijven en instellingen afgesloten overeenkomsten. Bij het aanbrengen van wijzigingen in de contractportfolio’s houden de professionals rekening met de levensloop van contracten (contract lifecycle) en informeert en adviseert de Contract Board bedrijven passende maatregelen te nemen (bijvoorbeeld het aanpassen van contractbibliotheken, aanvullende afspraken maken of oversluiten van overeenkomsten). Het informeren en adviseren van bedrijven en instellingen vindt plaats met behulp van de functionaliteit “impacted contract”.
Bedrijfsspecifieke bibliotheek
Zakendoen weerspiegelt zich in afspraken, waarin de ene partner iets levert en de andere partner betaalt. De logistiek van leveren en betalen vinden wij terug in overeenkomsten. De overheid bemoeit zich steeds vaker met het zakendoen tussen partners. Zo is er de Belastingdienst, die op elke transactie BTW wenst te ontvangen. Daarnaast zijn en komen er steeds meer toezichthouders die bijvoorbeeld willen kunnen vaststellen dat de persoonsgegevens effectief zijn beschermd. Door het organiseren van de bedrijfsjuridische functie met bedrijfsspecifieke bibliotheken zijn bedrijven in staat compliance met wet- en regelgeving aan te tonen. De risico’s op boetes of andere handhavingsacties nemen hierdoor af.
De bedrijfsspecifieke bibliotheek bestaat – voor elke bedrijfsactiviteit – uit draaiboeken en contractitems.
Een bedrijf kan met haar bedrijfsspecifieke bibliotheek innovatief zijn en concurrenten “de loef afsteken”. Met behulp van een bedrijfsspecifieke bibliotheek kan een bedrijf ook zijn bedrijfsactiviteiten effectief organiseren. Wij zouden de bedrijfsspecifieke bibliotheek kunnen classificeren als een bedrijfsgeheim.
Professionals van First Lawyers kunnen uw bedrijfsspecifieke bibliotheek beheren op basis van de aanwijzingen van de Contract Board en de strategische aanwijzingen van de bedrijfsleiding en het management.
Bedrijfsjuridische functie (Legal Operations)
Alle bedrijven en instellingen beschikken over een bedrijfsjuridische functie. Soms is de functie benoemd en bemenst, maar veelal doet iemand in de organisatie “het er bij”. Naarmate de bedrijfsactiviteiten toenemen en overheid zich meer en meer met het zakendoen van partners bemoeit loopt het aansprakelijkheids- en kostenrisico voor het bedrijf op. Het organiseren van de bedrijfsjuridische functie kan uitkomst bieden.
De bedrijfsjuridische functie ondersteunt de gehele levenscyclus van een overeenkomst. Het gaat om het treffen van voorbereidingen, het contracteren en het contractmanagement.
In de voorbereiding moeten partijen weten waarover het zakendoen gaat en met wie afspraken gemaakt moeten worden. Met goed doordachte draaiboeken en contractitems kan het management aansprakelijkheids- en kostenrisico’s vermijden en operationele processen effectief organiseren;
Het contracteren kan zeer kort zijn of zich lang voort slepen. Het hangt veelal af of er sprake is van evenwichtige verhoudingen of dat er een partner een dominante positie heeft. Partijen volgen de stappen in het draaiboek beoordelen contractitems en passen deze aan. Het is essentieel dat tijdens het proces van contracteren de intenties van partners onweerlegbaar zijn vastgelegd. Deze pre-contractuele fase is bepalend voor de uitleg van de gemaakte afspraken; en
Afspraken tussen partners leiden over en weer tot verplichtingen. Het contractmanagement is gericht op het organiseren van compliance met contractuele en contractuele verplichtingen.
De Contract Board en desgewenst ook op afroep First Lawyers bedienen bedrijven graag met contractbibliotheken. Een bedrijf neemt de bibliotheken op in de toepassing smart contracting, waarmee bedrijfsactiviteiten (bijvoorbeeld verkopen, personeelsmanagement en inkopen) effectief georganiseerd worden.
Bedrijfsactiviteiten effectiever organiseren
Het organiseren van de bedrijfsjuridische functie moet leiden tot het effectiever organiseren van bedrijfsactiviteiten. Met andere woorden: er moet voor de bedrijfsorganisatie een waardepropositie en een businesscase zijn. Wij zijn ons van dit uitgangspunt bewust. First Lawyers gebruikt voor haar eigen bedrijfsvoering hetzelfde uitgangspunt.
Wij passen de bedrijfsjuridische functie voor onze eigen bedrijfsactiviteiten toe en ervaren de volgende waarde proposities:
- Duidelijke overeenkomsten van opdracht voor het uitvoeren van assessments, implementaties en beheren van bibliotheken en bedrijfsjuridische functies;
- Effectieve en adequate inkoopprocessen en inkoopcontracten; en
- Effectief personeelsmanagement.
In bedrijfseconomische termen leidt een effectief georganiseerde bedrijfsjuridische functie tot meer en meer tevreden klanten en effectievere operationele bedrijfsprocessen. Bovendien nemen de aansprakelijkheids- en kostenrisico’s af.